Prüfmethodik
Die ausführliche Beschreibung, wie geprüft wird. Was bei jeder Bestandsveränderung erfasst wird, was die tägliche Kontrolle umfasst und wie die quartalsweise vollständige physische Inventur abläuft.
Kontrolle bei jeder Bestandsveränderung
Jede Bestandsveränderung wird unmittelbar physisch kontrolliert und dokumentiert. Bei Einlagerungen, Auslagerungen, Umbuchungen, Übergaben oder sonstigen Bestandsbewegungen werden die jeweils betroffenen Barren und Münzen physisch gezählt und mit den Lagerdaten abgeglichen.
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Edelmetallart und Produktart
Gold, Silber, Platin oder Palladium, jeweils als Barren oder als Münze.
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Stückzahl
Die Zahl der betroffenen Stücke wird gezählt, nicht aus den Unterlagen übernommen.
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Gewicht und Feingewicht
Beides wird erfasst, weil erst das Feingewicht den tatsächlichen Edelmetallgehalt beschreibt.
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Hersteller oder Prägeanstalt
Die Herkunft jedes Stücks wird festgehalten.
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Zustand und Unversehrtheit
Verpackung, Siegel und sichtbarer Zustand werden geprüft und vermerkt.
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Zugehörige Unterlagen
Lager-, Bewegungs- und Transportunterlagen werden der Bewegung zugeordnet.
Welche dieser Angaben im Einzelfall erfasst werden, hängt vom Produkt ab. Jedes neu eingehende Stück wird vor der Einlagerung einer Echtheitsprüfung unterzogen.
Tägliche Bestandskontrolle
Auch an Tagen ohne Bestandsveränderung wird der Bestand täglich dokumentiert und kontrolliert. Grundlage ist der zuletzt physisch bestätigte Bestand sowie die seitdem erfassten Lagerbewegungen.
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Was täglich abgeglichen wird
Bestandsdaten, Lagerbelege, Bewegungsunterlagen, Tresorzugangsprotokolle sowie vorhandene Sicherheits- und Sicherungsnachweise. Dadurch wird laufend geprüft, ob Bestandsveränderungen vollständig erfasst und nachvollziehbar dokumentiert sind.
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Was die tägliche Kontrolle nicht ist
Sie bedeutet nicht, dass alle Barren und Münzen täglich erneut vollständig gezählt werden. Die physische Zählung erfolgt bei jeder Bestandsveränderung für die jeweils betroffenen Stücke sowie zusätzlich im Rahmen der quartalsweisen vollständigen physischen Inventur.
Quartalsweise vollständige physische Inventur
Einmal pro Quartal werden sämtliche Kundenbestände an allen Lagerstandorten vollständig physisch gezählt und mit den Lagerdaten abgeglichen.
Zusätzlich zur unmittelbaren physischen Kontrolle bei Bestandsveränderungen und zur täglichen dokumentierten Bestandskontrolle wird an allen Lagerstandorten quartalsweise eine vollständige physische Inventur durchgeführt. Dabei werden sämtliche zum Inventurstichtag einbezogenen Barren und Münzen physisch gezählt, nach Edelmetallart und Feingewicht erfasst und mit den Bestandsdaten des Lagerverwaltungssystems sowie den relevanten Lagerunterlagen abgeglichen.
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Umfang
Gold, Silber, Platin und Palladium in Form von Barren und Münzen, an allen Lagerstandorten.
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Geprüfte Merkmale
Edelmetallart, Produktart, Stückzahl, Gewicht und Feingewicht.
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Einordnung
Die Quartalsinventur ergänzt die laufenden Kontrollen im Lageralltag durch eine regelmäßige vollständige physische Bestandsaufnahme. Das Ergebnis geht in den Prüfbericht des betreffenden Monats ein.
Wer wofür zuständig ist
Früher lag die gesamte Prüfung bei einer Stelle. Heute sind die Aufgaben getrennt, damit jede Stufe das leisten kann, wofür sie gedacht ist.
| Stelle | Aufgabe | Ergebnis |
|---|---|---|
| SOOS GmbH, Lagerbetrieb | Physische Zählung bei jeder Bestandsveränderung, Echtheitsprüfung, Führung der Lagerunterlagen | Lager- und Bewegungsdokumentation |
| GVS, interne Kontrollinstanz | Tägliche Bestandskontrolle, Quartalsinventur, Abgleich mit den Kundenlagervertragsvolumina | Monatliche Prüfberichte |
| Externe Prüfer | Stichprobenprüfung vor Ort nach dokumentiertem, risikoorientiertem Verfahren | Bericht je externem Lageraudit |
| Notar | Dokumentarischer und rechnerischer Abgleich der Lagervertragsnummern und Feingewichte zum Quartalsstichtag | Notarielle Einzelbestätigung auf Anfrage |
Zu den Einzelheiten: Monatliche Prüfberichte · Externe Lageraudits · Notarielle Einzelbestätigung
Grenzen der Kontrolle
Ein Prüfsystem ist nur so viel wert, wie man weiß, was es nicht abdeckt. Deshalb steht auch das hier.
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Die GVS ist nicht unabhängig
Die monatlichen Prüfberichte sind eine interne Kontrolle. Aufgrund der personellen Verbindung zur SOOS GmbH ist die GVS keine wirtschaftlich und personell unabhängige externe Prüfgesellschaft. Ein Testat im Sinne einer unabhängigen Abschlussprüfung ist der Prüfbericht daher nicht.
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Externe Audits sind Stichproben
Der externe Prüfer kontrolliert ausgewählte Positionen an ausgewählten Standorten, nicht den gesamten Bestand. Das ist der Zweck einer Stichprobe. Bei Auffälligkeiten kann er den Umfang seiner Prüfung angemessen erweitern.
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Der Notar zählt nicht
Die notarielle Einzelbestätigung ist ein dokumentarischer und rechnerischer Abgleich. Der Notar führt keine physische Bestandszählung, keine Echtheitsprüfung und keine Lagerprüfung vor Ort durch.
Grundlage der internen Kontrolle ist ein schriftliches Prüfhandbuch der GVS. Es regelt Prüfplan, tägliche Checklisten, Datenzugriffsrechte, Dokumentationspflichten, den Umgang mit Abweichungen, Unterschriftsberechtigungen, Berichtsformat und Archivierungsfristen.
Fragen zur Prüfmethodik?
Wir erklären Ihnen gerne, wie eine einzelne Prüfung abläuft und was in einem Prüfbericht steht. Auch dann, wenn Sie noch kein Lager bei uns haben.
Edelmetalle unterliegen Kursschwankungen. Wertentwicklungen der Vergangenheit sind kein verlässlicher Hinweis auf künftige Entwicklungen. Dies ist keine Steuer- oder Anlageberatung.
